Adjoint(e) administratif(ve)

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Vous êtes reconnu pour votre sens de l’initiative?  Votre aisance avec l’organisation et votre souci du détail dans la réalisation de vos fonctions sont au nombre de vos qualités ?  Collaborer, soutenir et mettre à profit vos compétences vous stimule?

Vous pourriez être la personne que nous recherchons activement !

 

Qui sommes-nous?

 

Le CAMAQ est le regroupement des représentants des employeurs ainsi que des travailleuses et travailleurs de la fabrication aéronautique et spatiale, du transport aérien et aéroportuaire.   Organisme à but non lucratif, notre mission est de promouvoir l'excellence de la main-d'œuvre de nos industries et d'en soutenir le développement pour répondre encore davantage aux besoins des entreprises et des travailleurs. 

 

 

Raison d’être du poste

 

Le rôle de l’adjoint(e) administratif(ve) sera surtout d'assurer un appui à la direction générale. De plus, il ou elle aura la responsabilité d'assurer les activités administratives du bureau ou des projets en collaboration avec les autres membres de l'équipe. Les tâches principales liées au poste sont:

 

• Offrir un support administratif complet à la directrice générale (rédaction, mise en page, révision de documents, suivi de dossiers, des contacts, etc.).

• Maintenir l'agenda du bureau à jour, coordonner le flux de travail et des rencontres d'équipe hebdomadaires.

• Compiler les données de reddition de compte de l'organisme pour justifier son implication dans les différents projets visant l'atteinte des objectifs stratégiques.

• Coordonner les réunions du conseil d'administration, de comités ou d'autres instances (ordre du jour, PowerPoint, avis de convocation, procès-verbaux, etc.).

• Effectuer toute la logistique nécessaire lors de l'organisation de formations: réservation de salles et équipements, inscriptions, mise à jour des documents de suivis et appels de suivis avec les formateurs et les entreprises, vérifications (listes de présences, sondages, certificats), suivis et numérisations de factures.

• Produire des documents administratifs en collaboration avec l'équipe (rapports, tableaux,

formulaires, contrats, appels d'offres, demandes de subvention, avis sectoriel, etc.).

• Effectuer les suivis de subventions, contrats, fournisseurs, facturation.

• Tenir l'inventaire des équipements et fournitures de bureau, préparer les listes d'achats, effectuer le suivi des commandes.

• Recevoir et transférer les appels téléphoniques de la réception et des courriels de la boîte info, classer des dossiers et procéder à l'archivage de différents documents (numériques et papiers).

 

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COMPÉTENCES RECHERCHÉES

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• Très bonne maîtrise des outils informatiques

• Rigueur et sens de l'organisation

• Facilité d'adaptation, autonomie

• Travail d'équipe

• Résolution de problèmes

• Sens de la diplomatie

 

 

EXIGENCES DU POSTE

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• Technique de bureautique ou en administration (DEC) 

• 2 ans d'expérience en coordination de bureau ou poste similaire Excellente maîtrise du français écrit et oral (anglais, un atout)

• Approche client professionnelle et exemplaire 

• Connaissance de la mission des Comités sectoriels (un atout)

 

CONDITIONS DE TRAVAIL

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Lieu de travail : 5300, rue Chauveau, Montréal (QC) H1N 3V7 – Station Assomption (ligne verte)   Entrée en fonction :  dès que possible

Horaire : Temps plein 37,5 heures hebdomadaires (horaire de jour, flexible)

Télétravail  - mode hybride

Participation REER

Avantages sociaux

Salaire : À discuter

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